Отправка заказов по E-Mail

Основное предназначение

Отправку заказов на поставку по электронной почте (E-Mail) можно осуществлять в соответсвующих окнах модулей Журнал всех заказов на поставку и Формирование заказов по прайсам поставщиков. Для выполнения этой функции, нужно в панели кнопок окна нажать кнопку :

При отправке заказа по электронной почте выполняется проверка на наличие в одном заказе товарных позиций разных поставщиков. В случае обнаружения товарных позиций разных поставщиков будет выдано специальное сообщение и отправка заказа по электронной почте будет приостановлена до удаления «чужих» позиций из заказа поставщика. Для «выделения» позиций одного поставщика из заказа другого можно воспользоваться функцией разделения заказа по поставщикам.

Кроме этого, выполняется проверка на наличие в основной части заказа на поставку электронного адреса, по которому будет выполнена отправка. Электронный адрес можно ввести вручную или автоматически заполнить через выбор поставщика из справочника поставщиков :

Если все обязательные параметры введены верно, то на экране появится диалоговое окно для подтверждения ввполнения операции :

Далее, на экране появится окно «Настройка экспорта заказа в Excel» :

В этом окне необходимо задать параметры для формирования заказа в формате «Excel» и последующей отправки электронного письма в адрес выбранного поставщика.

В левой части данного окна находится список имеющихся в программе поставщиков, в котором автоматически будет выбран поставщик из текущего заказа на поставку. В правой части находится список колонок фактурной части заказа на поставку. Для каждого выбранного в списке поставщика можно индивидуально настроить перечень и порядок расположения экспортируемых в Excel колонок, который сохраняется для каждого последующего использования. Для включения (исключения) колонки для экспорта в Excel, требуется установить (снять) индикатор напротив нужной колонки. С помощью двух кнопок-стрелочек, расположенный в правом верхнем углу данного окна можно переместить реквизиты вверх (вниз) по списку. Для перемещения вверх по списку, нужно установит курсор на заданный реквизит и нажать кнопку . Для перемещения вниз - нужно нажать кнопку . Для того, чтобы расположить колонки в нужном порядке в определенных столбцах, предусмотрены специальные «пустые колонки», которые также можно включать в процедуру экспорта, вставляя их перед другими колонками (индикатор также нужно устанавливать для них). Дополнительно можно упаковать сформированный в Excel файл заказа в архив, выбрав тип архиватора из правого нижнего списка.

Для выполнения функции отправки заказа на поставку по E-Mail, нажмите кнопку . В зависимости от установленного в программе метода отправки электронных писем (SMTP или почтовый клиент), на экране появится окно параметров отправки заказа по «протоколу SMTP» или готовое к отправке письмо, сформированное в используемом на данном компьютере почтовым клиентом.

Отправка заказа по протоколу SMTP

В окне параметров отправки письма можно предварительно отредактировать заголовок (тему) и содержание письма, а также добавить в список адресов получателей дополнительных адресатов - из адресной книги почтового клиента, установленного по-умолчанию. В случае добавления новых адресатов, в списке адресов получателей необходимо проставить индикатор напротив каждого наименования для подтверждения отправки письма. Для быстрого заполнения заголовка и содержимого письма можно воспользоваться дополнительными справочниками и , в которых можно завести определенные шаблоны с текстом. Также к письму можно прикрепить дополнительные файлы с помощью кнопки (к письму изначально присоединен файл заказа : ip-zakaz, который расположен в списке прикрепленных файлов).

По умолчанию в качестве получателя автоматически будет выбран поставщик и указанный электронный адрес из основной части текущего заказа на поставку. Для отправки письма с заказом нажмите кнопку :

В случае установки опции «отправлять без уведомления» в настройке почтовых клиентов, данное окно параметров отправки письма выводиться не будет, вместо этого будет выведено окно подтверждения и выполнена немедленная отправка письма по протоколу SMTP:

Отправка заказа через почтовый клиент

В окне редактирования письма можно выполнить дополнительную корректировку заголовка и содержания письма, после чего выполнить отправку заказа поставщику: