Журнал всех заказов на поставку

Основное предназначение

Модуль «Журнал всех заказов на поставку» предназначен для ведения списка заказов на поставку товаров от всех своих поставщиков. Данный модуль позволяет осуществлять полное управление данными по заказам на поставку : просмотр, редактирование, поиск, отбор данных, расчет цен, установка статусов, индикаторов и т.д..

Для того, чтобы выполнить запуск модуля необходимо в главном меню программы нажать «Заказы -> Журнал всех заказов на поставку» :

На экране появится окно «Журнал всех заказов на поставку». В данном окне содержится две таблицы. Верхняя таблица содержит список основных частей заказов, каждая строка которой содержит реквизиты, идентифицирующие конкретный заказ на поставку - номер, дата заказа, название (поставщик), общая сумма, оплата и т.д. При навигации (перемещению по строкам) по верхней таблице - нижняя таблица отображает список товарных позиций (фактурную часть заказа) по каждому конкретному заказу.

Ниже представлены основные кнопки управления данными в этом окне :

Настройка управления основными функциями и операциями в окне

Настройка управления основными функциями и операциями в окне «Журнал всех заказов на поставку» выполняется с помощью кнопки . При этом, на экране появится ниспадающее меню. В этом меню с помощью галочки можно включить или отключить соответствующую настройку управления :

Описание пунктов меню :

показывать фактуру документа

Позволяет включить (отключить) просмотр нижней таблицы с факутрной частью конкретного заказа. Дааная опция может использоваться для того, чтобы открыть на все окно верхнюю таблицу - со списком основных частей заказов.

дата начала актуальных заказов с /заданная дата/

Со временем база данных по заказам на поставку станет достаточно объемной, если переодически не удалять отработанные заказы. Но нередко бывает, что старые заказы нецелесообразно удалять, так как пропадает возможность формирования статистики и аналитики.

Но несмотря на это, для реальной работы все же требуются только актуальные заказы, то есть те, которые используются в текущей (повседневной) работе. Это могут быть заказы недельной, месячной и более давности. Для того, чтобы задать дату начала актуальных заказов, нужно выбрать пункт меню . На экране появится окно для ввода даты :

В этом окне необходимо ввести нужную дату и нажать кнопку .

В результате, в модуле Формирование заказов по прайсам поставщиков в таблице с номенклатурой товаров поставщиков колонки, в которых выполняется расчет общего количества заказанных позиций за период, будут расчитыватся начиная с новой введенной даты актуальности заказов :

Кроме этого, если подключить инфо-панель «Заказы с /заданная дата/», то в этой инфо-панели также будут отображаться только заказы, дата заказа которых не ранее даты актуальности заказов :

Создание нового заказа на поставку

Для создание нового заказа на поставку в окне «Журнал всех заказов на поставку», нужно установить курсор на верхней таблице и нажать кнопку (Добавить). На экране появится ниспадающее меню :

Для создания нового заказа на поставку нужно выбрать первый пункт этого меню. На экране появляется окно «Заказ на поставку (изменение записи)» :

Данное окно используется для ввода основной части заказа на поставку. В этом окне необходимо ввести все реквизиты, которые будут идентифицировать заказ на поставку. Если позиции в новый заказ будут вводиться по одному поставщику, то можно выбрать нужного поставщика с помощью кнопки , расположенной справа от поля ввода значения реквизита Поставщик (название). Кроме этого, можно заказ на поставку сделать общим сразу по нескольким поставщикам. Для этого, нужно в поле ввода реквизита Поставщик (название) ввести вручную произвольное название заказа. Нажмите кнопку (CTRL+ENTER) для сохранения основной части заказа на поставку. После этого, в верхней таблице появится новая запись, соответсвующая новому заказу, а программа автоматически запустит модуль Прайсы поставщиков - товары и цены. На экране появится окно «Прайсы поставщиков - номенклатура товаров и цены» :

В этом окне необходимо выбрать заданную товарную позицию (или отметить несколько с помощью клавиши «INS») и нажать кнопку :

Кроме этого, в окне «Прайсы поставщиков - номенклатура товаров и цены» можно включить дополнительную настройку :

Данная настройка позволяет при каждой отметке позиций в номенклатуре товаров выводить окно для ввода количества и цены :

В результате выбора товаров из справочника номенклатуры товаров поставщиков, все выбранные позиции будут записаны в базу данных и автоматически отображены в нижней таблице с фактурной частью заказа в окне «Журнал всех заказов на поставку».

Для создания новых заказов удобнее всего использовать модуль Формирование заказов по прайсам поставщиков.

Добавление товарных позиций в заказ

Если в уже существующий заказ на поставку необходимо добавить новые товарные позиции, то в окне «Журнал всех заказов на поставку», нужно установить курсор на нижней таблице и нажать кнопку (Добавить). На экране появится ниспадающее меню :

Далее, нужно выбрать второй пункт этого меню. Программа снова запустит модуль Прайсы поставщиков - товары и цены. На экране появится окно «Прайсы поставщиков - номенклатура товаров и цены». Алгоритмы работы для выбора товарных позиций в заказ аналогичны описанным в пункте Создание нового заказа на поставку.

Редактирование существующего заказа на поставку

При необходимости можно всегда отредактировать уже введенные данные в заказ на поставку.

Для редактирования основной части заказа на поставку, необходимо установить курсор на верхнюю таблицу с основной частью заказов, выбрать заданный заказ и и нажать кнопку (Изменить) или клавишу «ENTER». На экране появляется окно «Заказ на поставку (изменение записи)». Алгоритмы работы в этом окне в режиме редактирования аналогичны описанным в пункте Создание нового заказа на поставку.

Для редактирования фактурной части заказа на поставку, необходимо установить курсор на нижнюю таблицу с фактурной частью выбранного заказа, выбрать заданный товарную позицию и нажать кнопку (Изменить) или клавишу «ENTER». На экране появляется окно редактирования для выбранной позиции :

В этом окне, нужно выполнить ввод заданных значений и нажать кнопку . В результате, новые значения будут записаны в базу данных и отражены на экране в нижней таблице.

По умолчанию, кнопка будет автоматически нажиматься сразу после нажатия клавиши «ENTER» в поле «Количество». Однако можно настроить программу так, чтобы после нажатия клавиши «ENTER» курсор переходил на соседнее поле - «цена заказа». После чего, при повторном нажатии на «ENTER» будет выполнятья операция сохранения. Для этого необходимо убрать галочку рядом с полем ввода реквизита «Количество».

Удаление заказа и позиций из заказа на поставку

Для удаления всего заказа на поставку из базы данных в окне «Журнал всех заказов на поставку», необходимо установить курсор на верхнюю таблицу с основной частью заказов, выбрать заданный заказ и и нажать кнопку (Удалить). На экране появляется диалоговаое окно для подтверждения операции удаления :

Для одновременного удаления нескольких заказов, необходимо вначале отметить с помощью клавиши «INS» заданные записи, а затем также нажать кнопку (Удалить). На экране появляется диалоговаое окно для подтверждения операции удаления для отмеченных заказов :

Для удаления заданной товарной позиции из выбранного заказа в окне «Журнал всех заказов на поставку», необходимо установить курсор на нижнюю таблицу с фактурной частью выбранного заказа, выбрать заданный товарную позицию и нажать кнопку (Удалить). На экране появляется диалоговое окно для подтверждения операции удаления :

Для удаления списка товарных позиций из выбранного заказа необходимо вначале отметить с помощью клавиши «INS» заданные записи, а затем также нажать кнопку (Удалить). На экране появляется диалоговаое окно для подтверждения операции удаления для отмеченных позиций товаров :

Фильтр позиций по активной ячейки таблицы

Для того, чтобы отфильтовать данные в верхней таблице с основной частью заказов, можно воспользоваться операцией фильтр по активной колонке таблицы. Установите курсор на любую ячейку таблицы и нажмите кнопку . После этого на экране появится меню, состоящее из всех слов, присутствующих в выбранной ячейке таблицы :

Установите на тех словах, по которым нужно произвести отбор и программа автоматически запустит операцию фильтра данных по заданным критериям. В результате выполнения операции, на экране будут отображаться только те заказы, которые соответствуют выбранному фильтру!

Фильтр (отбор) данных по заданным критериям

Для фильтра (отбора) данных по различным заданным критериям в окне «Журнал всех заказов на поставку» нажмите кнопку . При этом, на экране появится ниспадающее меню. В этом меню можно выбрать различные варианты для отбора заказов на поставку :

Описание пунктов меню :

заказы со статусом - подготовлен к отправке

При выборе данного пункта меню, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице с основной частью заказов остануться только те заказы, у которых значение реквизита статус заказа равно «подготовлен к отправке».

заказы со статусом - отправлен поставщику

заказы со статусом - доставлен поставщику

заказы со статусом - обработан поставщиком

заказы со статусом - выполнен и закрыт

заказы со статусом - невыполнен (отменен)

заказы со статусом - не обработан

При выборе данного пункта меню, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице с основной частью заказов остануться только те заказы, у которых значение реквизита статус заказа не установлен. Как правило, это новый заказ на поставку.

заказы - отмеченные (кл.«INS»)

При выборе данного пункта меню, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице с основной частью заказов остануться только те заказы, которые были отмечены с помощью клавишт «INS».

заказы - измененные /текущая дата/

При выборе данного пункта меню, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице с основной частью заказов остануться только те заказы, у которых последняя дата изменений записи равна текущей календарной дате .

Внимание! Фильтры отбора накладываются один на другой. То есть, если был выполнен фильтр (отбор) по одним критериям, а затем сразу же запускается другой фильтр, то он уже будет применен к оставшимся записям в окне «Журнал всех заказов на поставку», а не ко всем заказам. Для того, чтобы загрузить все заказы на поставку заново, нажмите кнопку Обновить на главной панели кнопок программы :

Расчет цен и количества по текущему заказу на поставку

По каждому конкретному заказу в окне «Журнал всех заказов на поставку» в нижней таблице с фактурной частью, можно выполнить автоматический пересчет реквизитов : цена (заказ), цена (транзит), заказ (количество), транзит (количество). Для того, чтобы воспользоваться данной функцией, необходимо в панели кнопок окна нажать кнопку . На экране появится следующее ниспадающее меню :

При выборе варианта меню : расчет колонки «цена (заказ)», на экране появится окно «Расчет колонки <Цена заказа>» :

В данном окне необходимо выбрать и задать конкретные параметры расчета цена (заказ) : по какой цене выполнять расчет, задать при необходимости - % скидки, % наценки, коэффициент умножения. Для запуска выполнения данной функции нужно нажать кнопку .

В результате, будет выполнен пересчет колонки - «цена (заказ)» по текущему заказу по заданным критериям.

При выборе варианта меню : расчет колонки «цена (транзит)», на экране появится окно «Расчет колонки <Цена транзита>». Это окно аналогично тому, что используется для расчета колонки - «цена (заказ)». В результате, будет выполнен пересчет колонки - «цена (транзит)» по текущему заказу по заданным критериям.

При выборе варианта меню : расчет колонки «заказ (количество)», на экране появится окно «Ввод заказ (кол-во)» :

В этом окне можно ввести требуемое значение и нажать кнопку . В результате, в колонку «заказ (количество)» будет занесено одно и то же введенное значение по всем товарным позициям текущего заказа.

При выборе варианта меню : «расчет колонки транзит (количество)», на экране появится диалоговое окно подтверждения :

При нажатии на кнопку в данном окне, в колонку «транзит (количество)» будет занесено значение из колонки «заказ (количество)», по всем товарным позициям текущего заказа.

Для того, чтобы пересчитать реквизиты : «цена (заказ)», «цена (транзит)», «заказ (количество)», «транзит (количество)» только по выбранным позициям, необходимо предварительно отметить заданные товарные позиции в текущем заказе с помощью клавиши «INS». Если не отмечено ни одно позиции, то расчет, по-умолчанию, будет выполняться по всем позициям текущего заказа .

Установка статусов заказов на поставку

Для установки реквизита - статус заказа в окне «Журнал всех заказов на поставку», необходимо в верхней таблице установить курсор на заданный заказ и нажать кнопку . При этом, на экране появится ниспадающее меню :

В этом меню нужно выбрать заданный вариант статуса. В результате, в колонку «статус» в верхней таблице окна «Журнал всех заказов на поставку» будет занесено выбранное значение.

Для того, чтобы установить в колонку «статус» заданное значение сразу по нескольким заказам на поставку, необходимо предварительно отметить в верхней таблице требуемые записи с помощью клавиши «INS». Если не отмечен ни один заказ, то установка колонки «статус», по-умолчанию, будет выполняться только для заказа, на который в данный момент установлен курсор.

Создание копии выбранного заказа на поставку

Для того, чтобы создать полную копию какого-либо заказа на поставку, необходимо в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице установить курсор на заданный заказ и нажать кнопку . При этом, на экране появится диалоговое окно подтверждения операции :

При нажатии на кнопку , будет автоматически создан новый заказа на поставку, который сразу же будет отображен в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице. При этом, он будет полностью идентичен заказу, на основании которого был создан. То есть, у нового заказа будет такая же основная и фактурная часть. Единственное исключение - новому заказу будет присвоен другой порядковый номер заказа и дата заказа будет равна текущей календарной дате.

Разделение выбранного заказа на поставку

Общие заказы, содержащие товарные позиции разных поставщиков, можно разделить на отдельные заказы по каждому поставщику (например, перед отправкой заказов по электронной почте). Для того, чтобы разделить заказ на поставку, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице установите курсор на заданный заказ и в панели кнопок окна нажмите кнопку :

На экране появится дополнительное окно параметров разделения заказа. Выбранный заказ можно разделить либо по поставщикам, товарные позиции которых содержатся в заказе, либо по отмеченным клавишей «INS» товарам в фактурной части заказа :

разделение заказа по поставщикам

После выбора пункта - по поставщикам, фактурная часть заказа будет проанализирована на наличие поставщиков, товары которых содержатся в разделяемом заказе:

В списке будут показаны найденные в разделяемом заказе поставщики. Чтобы не выносить товарные позиции какого-либо поставщика отдельно в другой заказ, можно снять индикатор напротив соответствующего наименования поставщика. Для завершения операции разделения, нажмите кнопку

разделение заказа по отмеченным позициям

Для того, чтобы вынести определенные товарные позиции в другой (новый) заказ, в фактурной части выбранного заказа отметьте с помощью клавиши «INS» нужные товары и в окне параметров разделения выберите пункт по отмеченным позициям:

После выполнения операции отмеченные позиции будут перенесены в новый заказ.

Объединение нескольких заказов на поставку в один

Заказы на поставку можно объединять в один общий заказ (например, разные заказы на одного поставщика можно объединить в один общий заказ перед отправкой по электронной почте). Для того, чтобы объединить заказы на поставку, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице нужно отметить с помощью клавиши «INS» заданные заказы и в панели кнопок окна нажать кнопку :

На экране появится дополнительное окно параметров объединения заказа - объединение - с удалением отмеченных заказов и без удаления отмеченных заказов. При выборе первого пункта, после создания объединенного заказа, все отмеченные заказы будут автоматически удалены. При выборе второго пункта, после создания объединенного заказа, отмеченные заказы останутся в общем списке:

В результате выполнения операции объединения будет создан новый заказ на поставку из отмеченных заказов.

Пересчет итоговых сумм по выбранным заказам

Для того, чтобы рассчитать итоговые суммы по выбранным заказам на поставку, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице отметьте с помощью клавиши «INS» нужные заказы и нажмите кнопку :

В результате, на экране появится диалоговое окно с рассчитанными итогами.

Группировка позиций выбранного заказа по одинаковым реквизитам

Для того, чтобы сгруппировать (просуммировать) товары в заказе с одинаковыми кодами (и ценам заказа), в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице установите курсор на заданный заказ, нажмите правую кнопку мыши и в ниспадающем меню выберете пункт - группировка по одинаковым позициям заказа :

На экране появится дополнительное окно параметров группировки - по совпадающим кодам товара и по совпадающим кодам и ценам заказа товара :

При выборе первого варианта, будут объединены и просуммированы по количеству заказа все товарные позиции, у которых одинаковый реквизит - «код товара».

При выборе второго варианта, будут объединены и просуммированы по количеству заказа все товарные позиции, у которых одинаковые реквизиты - «код товара» и «цена (заказ)».

Удаление нулевых позиций в выбранном заказе

Для того, чтобы удалить из заказа товары с нулевым количеством и нулевой ценой заказа, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице установите курсор на заданный заказ, нажмите правую кнопку мыши и в ниспадающем меню выберете пункт -

удаление нулевых позиций из текущего заказа :

Результат выполнения данной операции будет сразу же отображен в нижней таблице окна.

Замена одной товарной позиции на другую в выбранном заказе

Для того, чтобы заменить в заказе одну товарную позицию на другую с сохранением количества и цены, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в нижней таблице установите курсор на требуемую товарную позицию, нажмите правую кнопку мыши и в ниспадающем меню выбирете пункт - замена текущей позиции на другую :

После этого, программа автоматически запустит модуль Прайсы поставщиков - товары и цены. На экране появится окно «Прайсы поставщиков - номенклатура товаров и цены» :

В этом окне необходимо выбрать новую товарную позицию для замены и нажать кнопку . В результате, старые значение реквизитов - «наименование товара» и «код товара» выбранной товарной позиция в фактурной части заказа будут заменены на новые значения.

Товарную позицию в заказе можно заменить также с помощью функций удаления и добавления новой позиции.

Копирование и вставка товарных позиций из одного заказа в другой

Для того, чтобы скопировать и вставить товарные позиции из одного заказа в другой, необходимо последовательно выполнить две операции : сначало - копирование, а затем - вставка. Для выполнения операции копирования нужно проделать следуюшее. В окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице выбрать нужный заказ, затем перейти в нижнюю таблицу с фактурой заказа и с помощью клавиши «INS» отметить для копирования заданные товарные позиции. Затем, нажать правую кнопку мыши и в ниспадающем меню выбрать пункт - копирование отмеченных позиций :

В результате выполнения данной операции на экране должно появится диалоговое окно подтверждения :

Теперь можно выполнить операцию - вставка. Для этого, в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице выбрать другой заказ (или создать новый), затем перейти в нижнюю таблицу с фактурой этого заказа и нажать правую кнопку мыши. В ниспадающем меню выбрать пункт - вставка отмеченных позиций :

В результате выполнения этой операции, в заданный заказ должны добавится новые товарные позиции, скопированные из первого заказа. Это должно сразу отобразиться в нижней таблице окна «Журнал всех заказов на поставку».

Операцию - копирование оможно выполнять не только в окне «Журнал всех заказов на поставку», но и в соответсвующих окнах модулей : Формирование заказов по прайсам поставщиков, Прайсы поставщиков - товары и цены, Мой прайс - товары и цены.

Сравнение отличий товарных позиций между двумя заказами

Для того, чтобы сравнить фактурную часть (товарные позиции) одного заказа с фактурной частью другого заказа, нужно в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице установить курсор на первый для сравнения заказ. Затем, нажать правую кнопку мыши и в ниспадающем меню выбрать пункт - сравнение отличий с другим заказом :

В результате выбора этого пункта меню, на экране появится окно «Список всех заказов на поставку» :

В этом окне необходимо установить курсор на заказ, с которым нужно будет сравнить заказ, выбранный в окне «Журнал всех заказов на поставку» и нажать кнопку . На экране появится диалогове окно для подтверждения выполнения операции сравнения :

При нажатии на кнопку , в окне «Журнал всех заказов на поставку» в нижней таблице с фактурной частью первого заказа будут выделены цветом товарные позиции, которых либо вообще нет в фактурной части второго заказа, либо которые не совпадают по количеству и ценам с товарными позициями второго заказа.

Восстановление удаленного заказа

Для того, чтобы восстановить удаленный заказ на поставку в базу данных, нужно в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице установить курсор на любой заказ, нажать правую кнопку мыши и в ниспадающем меню выбрать пункт - просмотр и восстановление удаленных заказов :

В результате выбора этого пункта меню, на экране появится окно «Удаленные заказы на поставку» :

В этом окне необходимо установить курсор на заказ, который необходимо восстановить и нажать кнопку . На экране появится диалогове окно для подтверждения выполнения операции восстановления :

При нажатии на кнопку , в окне «Журнал всех заказов на поставку» появится вновь восстановленный заказ на поставку с теми же значениями реквизитов, которые были у него до момента удаления. Кроме этого, экране должно появится диалогове окно подтверждения успешного выполнения операции :

Создание альтернативных заказов по состыкованным позициям

Любой заказ на поставку, как правило, делается для конкретного поставщика. Но нередко возникают случаи, когда заданного товара у запрашиваемого поставщика нет. Тогда приходится создавать новый заказ по номенклатуре товаров другого поставщика. Но можно не создавать новый заказ, а конвертировать уже существующий, но в коды и наименования другого поставщика. Для этого необходимо, чтобы товары обоих поставщиков были сопоставлены (состыкованы) между собой. Алгоритмы настройки и использования функций сопоставления (стыковки) прайсов различных поставщиков описаны в пункте Сопоставление (стыковка) товаров всех прайсов данного руководства.

Для того, чтобы сформировать альтернативный заказ на поставку по состыкованным товарным позициям, нужно в окне «Журнал всех заказов на поставку» в верхней таблице установить курсор на заданный заказ и нажать в главной панели кнопок программы кнопку - Стыковка :

На экране появится окно «Стыковка наименований товаров всех прайсов». В этом окне будут отображены только те товарные позиции, которые присутствуют в заданном изначально заказе на поставку. Далее, в этом окне необходимо проверить наличие стыковок по выбранным позициям и при необходимости добавить новые сопоставления в соответствии с алгоритмами, описанными в в пункте Сопоставление (стыковка) товаров всех прайсов данного руководства.

Далее, нужно нажать в этом окне кнопку :

После этого, на экране появится окно «Формирование <альтернативных заказов> по состыкованным позициям » :

В этом окне, необходимо с помощью галочки отметить в левой таблице список поставщиков, по которым нужно сформировать альтернативные заказы. Далее, с помощью радиокнопок, расположенных в правой части этого окна, можно задать дополнительные условия, при которых будут выбраны товарные позиции того или иного поставщика. Если поставщик для альтернативы выбран один, то дополнительные фильтры роли играть не будут. Для запуска формирования альтернативных заказов нажмите кнопку .

В результате выполнения этой функции, в окне «Журнал всех заказов на поставку» будут созданы новые альтернативные заказы по выбранным поставщикам. Новым альтернативным заказам будет присвоен тот же номер заказа, но с префиксом через символ / (слэш).

Кроме этого, в названии заказа будет стоять наименование соответсвующего поставщика, а в реквизите примечание будет стоять старое название заказа (поставщика), по которму выполнялся процесс формирования альтернативы. Следует отметить, что наряду с другими новыми заказами, может быть также создан еще один дополнительный заказ, в который попадут все товарные позиции, для которых не было найдено сопоставление (стыковки). В этом заказе в реквизите примечание будет стоять выражения - «необработанные позиции».